Privacy Policy

General Data Protection Regulation (GDPR)

Information regarding data processing (articles 13 + 14 GDPR)Hereby we inform you about the processing of your personal data and data protection rights and entitlements.Content and scope of data processing is dependent on products and services requested by you.Who is responsible for data processing and who is your contact?

Responsible company:
Österreichisches Siedlungswerk
Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft
Feldgasse 6-8
1080 Wien

Telefon: +43 1 40157-0
Fax: +43 1 40157-151
E-Mail: office@oesw [DOT] at

Data protection officer of ÖSW group:
Maximilian Weith
Feldgasse 6-8
1080 Wien

Telefon: +43 1 40157-327
E-Mail: datenschutz@oesw [DOT] at

ÖSW group of companies consists of Österreichisches Siedlungswerk Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft as
parent company and all of its subsidiaries according to §189a Z 7 UGB.

Which data will be processed and where does this data originate from?

We process your personal data within the scope of our business relationship. Furthermore we process data we got
from credit agencies. This information consists of personal (name, address, contact details, date and place of birth,
nationality etc.) and identification data. In addition, we store data about payment transactions, marketinginteractions
and other documents (i.e. handover-certificates).

Purpose and legal BasisOur data processing is based on the terms used by the European legislator for the adoption of the General Data Protection Regulation (GDPR).

1. In compliance with contractual duties (article 6 subsection1b):

Processing of personal data (article 4 subsection 2) for delivery of services regarding property management, especially creation and fulfillment of our contractual duties. Precise details about purposes of data processing you find in the contracts and terms and conditions of Business.

2. In compliance with legal obligations (article 6 subsection 1c):

Processing of personal data will be used for verification and confirmation regarding legal obligations (i.e. charitablestatus)

3. In accordance with your approval (article 6 subsection 1a):

From the moment on you gave your acceptance to data processing we only use it for the agreed upon purposes. Your approval can be retracted anytime (i.e. you can retract the right of processing your personal data for marketing purposes).

4. Protection of interests (article 6 subsection 1f):

If necessary for protection of interests in favour of Österreichisches Siedlungswerk Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft and all of its subsidiaries over and above the completion of contracts we are entitled to

- Consolidation and data exchange with credit agencies (i.e. Österreichischer Kreditschutzverband 1870) for determination of your credit assessment and/or resilience
- Transfer of debt default for collection of debts (Österreichischer Kreditschutzverband 1870)

Who has access to your data?

Within ÖSW group all companies, departments and employees get the necessary information and data for completion of their contractual, legal and supervisory duties and for ensuring entitled rights. Furthermore, subprocessors (i.e. IT- and backoffice-service provider) get access to your data for fulfillment of their services. All sub-processors are contractually bound to ensure the secrecy of your data and use this data for their Service provision only.

How long your data will be stored?

We process personal data for as long as our business relationship lasts (beginning with a tentative offer till expiration of the contract). Duration of storage of data gathered is subject to regulations (retention periods according to UGB and others) and according to statutory periods (ABGB – certain cases 3 years or common cases 30 years).

Which are my data protection rights?

You have at any time the right of disclosure, correction, deletion or limitation of use regarding your stored data and the right of objection to its use for processing or exchange. In case of any requirements please get in contact with the data processing fficer of ÖSW group. Furthermore, you can address any complaints to Österreichische Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at).

Are you obliged to provide data?

Within the scope of our business relationship you are obliged to provide us with data for starting and continuous fulfillment of said relationship. In case you are not willing to provide us with this data we ordinarily will not be able to create a business relationship or a contract with you. On the other hand, you are not obliged to provide us with data which is not necessary for legal and/or contractual purposes.

 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:
Österreichisches Siedlungswerk
Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft
Feldgasse 6-8
1080 Wien
Telefon: +43 1 40157-0
Fax:      +43 1 40157-151
E-Mail:   office@oesw [DOT] at

Der Datenschutzbeauftragte der ÖSW Gruppe ist:
Maximilian Weith
Feldgasse 6-8
1080 Wien
Telefon: +43 1 40157-327
E-Mail:   datenschutz@oesw [DOT] at

Die ÖSW Gruppe besteht aus der Österreichisches Siedlungswerk Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft als Mutterunternehmen und allen ihren im Sinne des §189a Z 7 UGB verbundenen Tochtergesellschaften.

Welche Daten werden verarbeitet und woher stammen diese Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten haben. Weiterhin verarbeiten wir Daten, die wir von Auskunfteien und Schuldnerverzeichnissen zulässigerweise erhalten haben. Zu diesen Daten zählen Personalien (Name, Adresse, Kontaktdaten, Geburtstag und -ort, Staatsangehörigkeit, etc.) sowie Legitimationsdaten (z.B. Ausweisdaten). Darüber hinaus werden auch Zahlungsdaten, welche mit der mit Ihnen geführten Geschäftsbeziehung in Zusammenhang stehen. Weiterhin werden Werbe- und Vertriebsdaten, Dokumentationsdaten (z.B. Übergabeprotokolle etc.) gehalten.


Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten in Abstimmung und Einklang mit den datenschutzrechtlichen Vorschriften.

1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b DSGVO):
Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt zur Erbringung und Vermittlung von Immobiliengeschäften bzw. Dienstleistungen, insbesondere zur Durchführung unserer Verträge mit Ihnen, sowie aller Verwaltungsaktivitäten. Die konkreten Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

2. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1c DSGVO):
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann zum Zweck der Erfüllung unterschiedlicher gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz) verwendet werden.

3. Im Rahmen Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO):
Ab dem Moment, indem Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenverarbeitung gewähren, wird diese stets nur gemäß den in der Zustimmungserklärung festgelegten Zwecken und im darin vereinbarten Umfang durchgeführt. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (z.B. können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Marketing- und Werbezwecke widersprechen, wenn Sie mit einer Verarbeitung künftig nicht mehr einverstanden sind).

4. Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1f DSGVO):
Soweit erforderlich, kann im Rahmen von Interessensabwägung zugunsten des Österreichischen Siedlungswerks, Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft und Ihrer Tochter und Schwester Unternehmungen über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erfolgen. In folgenden Fällen eine Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen: - Konsultation von und Datenaustausch mit Auskunfteien (z.B. Österreichischer Kreditschutzverband 1870) zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken - Übergabe von Zahlungsausfällen zur Eintreibung der offenstehenden Posten (Österreichischer Kreditschutzverband 1870)


Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb der ÖSW Gruppe erhalten diejenigen Firmen / Abteilungen bzw. MitarbeiterInnen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen, gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Pflichten, sowie berechtigten Interessen benötigen. Darüber hinaus erhalten von uns beauftragte Auftragsverarbeiter (insbesondere IT sowie Backofficedienstleister) Ihre Daten, sofern diese die Daten zur Erfüllung Ihrer jeweiligen Leistung benötigen. Sämtliche Auftragsverarbeiter sind vertraglich entsprechend dazu verpflichtet, Ihre Daten vertraulich zu behandeln und nur im Rahmen der Leistungserbringung zu verarbeiten.


Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit erforderlich für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von Vertragsanbot bis hin zur Beendigung eines Vertrages) sowie darüber hinaus gemäß Gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich u.a. aus dem Unternehmensgesetzbuch (UGB) und weiteren ergeben. Zudem sind bei der Speicherdauer die gesetzlichen Verjährungsfristen, die z.B. nach dem Allgemeinen Bürgerlichen Gesetzbuch (ABGB) in bestimmten Fällen bis zu 3 Jahre (die allgemeine Verjährungsfrist beträgt 30 Jahre) betragen können, zu berücksichtigen.


Welche Datenschutzrechte stehen Ihnen zu?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer gespeicherten Daten, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß den Voraussetzungen des Datenschutzrechts, welches Sie an den Datenschutzbeauftragten der ÖSW Gruppe richten können. Außerdem können Sie Beschwerden an die Österreichische Datenschutzbehörde richten (www.dsb.gv.at).


Sind Sie zur Übermittlung und Bereitstellung von Daten verpflichtet?

Für die im Rahmen der Geschäftsbeziehung notwendigen Daten für die Aufnahme und Durchführung dieser sind Sie verpflichtet. Sollten Sie uns die notwendigen Daten nicht übermitteln wollen, sind wir i.d.R. nicht in der Lage das gewünschte Geschäft oder den Vertrag zu erstellen und mit Ihnen in eine Geschäftsbeziehung zu treten. Sie sind jedoch nicht verpflichtet Daten zu übermitteln, welche für die Vertragserfüllung nicht relevant bzw. gesetzlich und/oder regulatorisch erforderlich sind.


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